帳簿の記載と5年・10年の保存期間は？

宅建業の取引帳簿は、取引に関する情報を事務所ごとに継続して記録するものです。契約書の控えを保存する作業とは別に、法49条と施行規則18条の事項を整理します。各事業年度末に閉鎖し、原則5年間、自ら売主となる新築住宅に係るものは10年間保存します。

取引の都度、何を記載するか

法律は、取引のあった年月日、宅地又は建物の所在・面積等の記載を求めています。規則では、売買・交換又は代理・媒介等の別、当事者や代理人、関与した他の宅建業者、物件の概況、取引金額、報酬、特約等を定めています。自社の売上だけを記録した会計帳簿と、宅建業法の帳簿は役割が異なります。

例えば、売買を媒介した場合は、受領した報酬額だけでなく、媒介した取引の当事者や物件、売買金額等も対応させます。契約書と請求書へ情報が分散している場合には、取引番号を付けて参照できるようにしておくと、記載の抜けや別の案件との取り違えを防ぎやすくなります。

自ら売主となる新築住宅を区別する

業者が自ら売主となる新築住宅については、引渡し年月日、床面積等の追加記載事項を確認します。住宅販売瑕疵担保責任保険に関する事項等も、取引の内容に応じて規則18条の該当項目を照合します。すべての物件に同じ記録欄を埋めればよいと考えないようにします。

「新築住宅を扱った」という事実だけで、必ず10年保存になるわけではありません。自ら売主となる場合か、他の売主の物件を媒介した場合かを区別します。業務の態様と物件の性質を組み合わせて判定するため、取引登録時に区分を記録しておくと、後で保存期間を決める際に迷いにくくなります。

年度末の閉鎖と保存期間

帳簿は、各事業年度の末日をもって閉鎖し、その後保存します。原則は閉鎖後5年間で、自ら売主となる新築住宅に係るものは10年間です。取引日から5年と数えたり、会社の設立日から期間を数えたりしないようにします。

例えば3月末決算の業者が、年度の途中に複数の売買・媒介取引を行った場合、その事業年度の末日に帳簿を閉鎖し、該当する保存期間を管理します。長期保存が必要な取引を含む電子記録を一括で削除しないよう、物件区分と年度で必要な記録を識別します。税務上の帳簿等に別の保存義務がある場合は、それぞれの義務を別に確認します。

電子帳簿と契約書の関係

電子計算機等による記録であっても、その事務所で必要に応じて明確に紙面へ表示できることが求められます。ソフトを導入しただけで満足せず、過去の年度を含めて必要な項目を出力できるかを確認します。システムの乗換え時には、保存年限を満たす形式で引き継ぐことも必要です。

契約書、重要事項説明書、領収記録等は、帳簿の内容を照合する資料になります。ただし、契約書のPDFを置いただけで帳簿の所定事項が整理されたことにはなりません。また、従業者名簿の閲覧に関する規定を、取引帳簿についても同じ一般的な閲覧義務があるかのように混同しないようにします。

確認問題

問1　報酬の売上が会計ソフトへ入っていれば、物件や当事者等を宅建業法の帳簿へ記録する必要はありませんか。

答えは、違います。法49条・規則18条の所定事項を、取引と対応させて記載します。

問2　すべての新築住宅の媒介取引について、帳簿は必ず10年保存ですか。

答えは、違います。規則の10年保存は、当該業者が自ら売主となる新築住宅に係るものです。

問3　帳簿の保存期間は、取引日から数えますか。

答えは、違います。各事業年度末に閉鎖し、その閉鎖後の保存期間として管理します。

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