入居申込みから審査まで｜必要な情報と判断の記録をそろえる

最初に審査の担当と必要資料を伝える

入居申込みを受けた段階では、賃貸借契約が成立したとは限りません。誰が承諾するのか、保証会社の審査があるか、結果の連絡方法と予定を先に案内します。申込書、本人確認資料、収入を確認する資料などは、確認目的に必要な範囲で求めます。勤務先や緊急連絡先へ連絡する場合も、何を確認するかを説明しておきます。

申込者の情報を貸主や保証会社へ渡すときは、利用目的と提供の根拠を確認します。関係のない属性まで集めたり、担当者の私物端末に資料を残したりする運用は避けます。実務では、閲覧できる担当者、保管場所、不成立時の取扱いも決めておくと資料が散在しません。

審査の通過と契約の成立を分ける

保証会社が承認しても、貸主が契約を承諾したことや、入居可能日が確定したことと同じではありません。賃料、契約期間、入居日、保証条件など、なお確認が必要な項目を一覧にします。管理会社が承諾を伝える場合には、その権限も管理契約や代理権限から確認します。

資料不足の例で連絡を整理する

収入資料が不足している申込みについては、「審査に落ちた」と伝える前に、未提出資料、提出期限、代替資料の可否を確認します。追加資料を受け取った日と、誰へ回したかを記録すれば、申込者からの問合せにも状況を説明できます。連絡がないことを契約の承諾と扱わない点も大切です。

審査結果の連絡では、確認できた事実と判断を区別します。他人の申込情報を比較材料として開示する必要はありません。成立後に必要な資料へ引き継ぎ、不成立の資料は定めた保存・廃棄手順で扱います。

契約後の案内へつなぐ

緊急連絡先と保証人の違いと入居時の引渡し手順も確認しましょう。