オーナー報告書の作成手順｜入金・維持保全・苦情対応をまとめる

対象期間と報告する契約をそろえる

管理業務の報告では、対象物件、管理受託契約、報告期間を明示します。月次の送金明細と、法令に基づく定期報告は役割が同じとは限りません。賃貸住宅管理業法20条と施行規則に基づく報告の内容・頻度を確認し、契約上さらに短い周期の報告を約束していればそれにも対応します。

施行規則では、契約締結日から一年を超えない期間ごと、及び契約期間満了後遅滞なく、所定の報告書を交付して説明することが求められます。毎月入金表を送っているという理由だけで、他の報告事項や説明が済んだと考えないようにします。

数字と対応状況を資料から集める

未収金は「今月の入金不足」と「過去からの残高」を分けます。維持保全は完了した工事だけでなく、見積り中や貸主の承認待ちの案件も分かるようにします。入居者の個人情報は、報告に必要な範囲へ絞ります。

工事が翌月にまたがる例

三月に漏水を受け付け、四月に工事を完了したなら、三月の報告には受付と応急対応、今後の予定を記載します。四月には完了日と費用を報告し、同じ案件だと分かる番号でつなぎます。請求月だけで管理すると、被害を受け付けた時期や対応の遅れが見えなくなります。

完成した報告書は台帳・請求書と照合し、説明を求められた事項や回答内容も記録します。送金額の一致に加えて、貸主が次の判断を行える情報になっているかを確認します。

報告の根拠と送金を確認する

管理業法20条とオーナー送金の計算も参照してください。