管理開始時の引継ぎ｜契約・預り金・未解決案件を照合する

業務の開始日と権限を先に決める

管理の切替えでは、旧管理会社の業務終了日、新管理会社の開始日、貸主が直接対応する期間の有無を確認します。新会社がまだ家賃を受領する権限を持っていない段階で、振込先だけを案内すると誤入金につながります。入居者への通知は、貸主の承認を得た内容で行います。

受け取る資料は、賃貸借契約書、保証関係書類、入居時の室内記録、設備・点検資料、鍵の一覧などです。管理受託契約の対象外業務まで当然に引き継ぐとは限りません。現物、契約上の義務、情報の三つを分けて確認します。

残高は物件別・入居者別に照合する

銀行口座の合計が一致しても、誰の敷金か分からなければ引継ぎは不十分です。差額がある項目は、暫定額を確定額として登録せず、照会先と回答期限を付けます。個人情報は引継ぎに必要な範囲で安全に移し、旧会社側の保存根拠も別に整理します。

未完了の漏水案件がある例

入居者から漏水の申告があり、旧会社が原因調査だけを終えている場合は、修繕発注の有無、貸主の承認、入居者との約束、費用の未確定部分を確認します。「資料一式を受領」とだけ記載すると、次の担当者が工事済みだと誤解するおそれがあります。

切替え後は、最初の入金・送金と次回点検を実際に照合します。通知した振込先、入金台帳、送金明細がつながっているかを確かめることで、引継ぎの不足を早く見つけられます。

終了時の引継ぎと対にする

管理終了時の手順と分別管理の考え方も参照してください。