管理終了時の引継ぎ手順｜預り金・鍵・未完了業務を残さない

管理契約と賃貸借契約を分ける

貸主と管理会社の管理受託契約が終了しても、それだけで入居者との賃貸借契約が終了するわけではありません。終了日、最終対応の範囲、新しい窓口、金銭を受け取る権限の切替えを貸主と確認します。解約通知の期間や引継ぎ費用は管理契約の内容を確認します。

入居者へ案内するときは、貸主の承認のもと、連絡先と変更日、振込先が変わるかを明確にします。口座変更には誤送金やなりすましを防ぐ確認が必要です。旧口座へ入金された場合の連絡と送金の扱いも決めます。

現物・残高・案件を別々に引き渡す

口頭で「全部任せた」とするのではなく、引継ぎ一覧と残高明細を作ります。敷金を誰が保管し、誰が返還に対応するのかも区別します。貸主の預り金を管理会社の報酬と混同しないことが重要です。

退去精算が終わっていない例

終了日前に退去した部屋の精算が未了であれば、写真、見積り、借主との連絡、敷金残高を引き継ぎます。旧会社が確定する費用と、新会社が説明する費用の境目を決めないと、同じ相手へ別の請求が届く原因になります。

引継ぎ後には、システム権限と鍵の保有状況を見直します。保存義務等により必要な記録を残すことと、終了後も全ての入居者情報にアクセスできる状態を続けることは別です。最終報告、精算、資料の引渡しを完了した日をそれぞれ記録します。

開始側の確認と照合する

管理開始時の引継ぎと管理受託契約の意味を確認します。