鍵の保管・使用・返却の手順｜本数と入室承諾を管理する

鍵の台帳を物件と対応させる

鍵を受け取る際は、対象の部屋、鍵の種類、本数、識別番号、受領元、受領日を記録します。複製やカードの追加発行があれば台帳も更新します。保管場所は閲覧・持出しを許される担当者を限定し、鍵だけから物件の詳細が容易に分かる表示を避けるなど、紛失時の影響も考えます。

鍵を持っていることと、いつでも入室できることは同じではありません。賃貸借契約、入居者の承諾、具体的な緊急事情を確認します。管理会社の都合による点検なら、目的と日時を案内し、入室の調整を行います。

持出しから返却までを一続きに記録する

修繕業者へ渡す場合は、作業の範囲と返却予定を伝えます。鍵の写真や暗証番号を広い範囲のグループへ送信する運用は避け、必要な担当者へ安全に伝える方法を決めます。電子錠では物理鍵の本数だけでなく、利用権限の停止も確認します。

返却時に一本足りない例

紛失か、別の担当者が使用中か、台帳の記入漏れかを調べます。見つかるまで放置せず、貸主への報告と入居者の安全への影響を確認します。交換の要否や費用負担は、経緯と契約から判断します。鍵の不足を理由に、事情を調べず入居者へ一律請求するものではありません。

退去や管理終了の際は、入居者が返す鍵と管理会社が保管している鍵を別々に照合します。鍵を受領した記録は、明渡しの状況や預り金の精算記録とも結び付けます。

入居と管理終了で照合する

入居時の引渡しと管理終了時の引継ぎも参照してください。