管理受託契約の締結時書面｜事前説明との違いと変更後の確認

署名の前と後で、書面の役割が変わる

賃貸住宅管理業法13条の締結前説明は、契約するか判断するための手続です。14条の締結時書面は、契約を締結したとき、確定した約束を確認できるよう遅滞なく交付するものです。前の書面があるから後の義務が不要になるわけではありません。

国土交通省のFAQも、重要事項説明書と締結時書面は交付するタイミングが異なるため、一体で交付することはできないとしています。同じ項目が含まれていても、目的と時期を混ぜないようにします。

作業担当者も読める、具体的な条件にする

契約書面では、委託された業務内容、実施方法、報酬と支払、費用負担、契約期間、更新・解除等の条件を確認します。法定の記載事項を満たすことに加え、現場で判断するときに参照できる具体性が必要です。

例えば「設備不具合に対応する」という文言だけなら、受付、現地確認、業者手配、修繕工事の発注のどこまで含むか不明です。報酬に含まれる作業と、別途承認・費用が必要な作業を分けます。

修繕費の承認条件を実例に当てはめる

学習例として、3万円を超える修繕は事前承認、緊急の被害拡大防止は別の権限を定める契約を考えます。通常の部品交換4万円と、深夜の漏水を止める応急措置4万円では、契約上の手順をそれぞれ確認します。

金額だけを見て常に待つ、又は緊急と言えばどんな工事も承認なしでできる、と扱ってはいけません。応急措置と本修繕、費用の見積り、連絡方法、事後報告を条件に照らして判断します。

電子提供は、送ればよいという意味ではない

相手方の承諾を得て、法令に適合する電磁的方法による提供を行うことができます。ただし、閲覧できる形式、保存・出力の条件、承諾の取得等を確認する必要があります。メール送信の履歴だけで要件を満たすと決めないでください。

オーナーが複数いる場合、誰が契約当事者で、誰に代理権があり、誰へ交付するかも確認します。普段連絡する親族が、当然に契約代理人であるとは限りません。

変更した条件を、古い書面へ埋もれさせない

報酬や受託範囲等を変えた場合、変更契約に対応する書面交付を確認します。口頭で変更したという担当者の記憶だけに頼らず、いつから何が変わるかを特定し、説明・合意・交付の記録を残します。

例えば清掃を月2回から月1回へ変更したなら、実施頻度と報酬の関係、適用開始日をそろえます。古い説明書だけが現場に残っていると、未実施なのか契約変更済みなのか判断できなくなります。

書面と現場の予定を照合する例

契約書に「共用部清掃月2回」、担当者の予定表に「月1回」とある場合、予定表をそのまま実施する前に契約条件を確認します。オーナーと変更契約をしたのか、単なる転記ミスかで対応が違います。

変更済みなら、合意日、適用開始日、報酬の変更、交付した書面を対応させます。変更していなければ、現場予定の修正と未実施分の対応を検討します。後から報告書の回数だけを合わせる処理では、業務を実施した証拠にも、変更への合意にもなりません。

契約終了時の条件まで確認する

預り金、鍵、点検記録、入居者への連絡、未完了の修繕を、終了時に誰へ引き継ぐかも重要です。管理契約が終了したことだけで、賃貸借契約や入居者の義務まで当然に消えるわけではありません。

書面の内容を、受付から報告・精算までの実務に対応させて読んでください。事前の重要事項説明と定期報告で、契約時と継続業務のつながりを確認できます。