家賃の未入金を確認する手順｜照合・連絡・保証請求を分ける

まず入金と請求を照合する

支払期日を過ぎた部屋を抽出したら、請求対象月、金額、振込名義、口座振替の結果、入金反映日を確認します。家族名義の振込み、過去の過入金、契約変更の未反映などで、台帳上だけ未入金になることもあります。連絡前に銀行明細と入居者別台帳を突き合わせます。

確認できない金額は、家賃、共益費、その他の費用に分けます。何月分かを曖昧にしたまま合計額だけ伝えると、入居者の認識と食い違っても原因を調べにくくなります。

連絡と次回確認を記録する

「金曜に振り込む」と回答があった場合、約束の日時と金額を残し、入金を確認する日を決めます。約束を記録することと、貸主に代わって支払期限の変更や債務免除を合意することは別です。管理会社の権限を超える変更は、貸主へ確認します。

保証会社への請求は契約を確認する

家賃債務保証を利用していても、保証範囲、事故報告の方法、請求期限は契約ごとに異なります。連絡を続けているうちに保証請求の期限を過ぎないよう、入居者対応と保証手続を並行して管理します。代位弁済後は、同じ家賃を二重に請求しないよう入金元と充当月を照合します。

未払いが続いた場合も、鍵の交換や荷物の搬出で支払を迫る手順にしてはいけません。契約解除や明渡しには法的な検討が必要です。管理会社だけで結論を出さず、貸主と専門家へ事実と記録を引き継ぎます。

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